Formación en IA para empleados: lo que frena a las pymes

Qué dice el estudio del Banco de España

El Banco de España publicó el 28 de octubre un documento sobre el uso de la IA en las empresas españolas, basado en su Encuesta sobre la Actividad Empresarial. Según el organismo, el uso de la IA se ha duplicado entre las pymes desde 2024 y alcanza ya entre el 30 % y el 35 %, según la tecnología, mientras que en las grandes empresas ronda el 70 %.

La entrada que acompaña al estudio en el blog del Banco de España añade que, entre las pymes que ya usan IA, la pauta más común es un uso esporádico o experimental, y que la falta de personal cualificado sigue siendo el obstáculo más citado por las empresas encuestadas. Forbes, con información de Europa Press, la sitúa como la principal barrera para la mitad de ellas. Estas son las previsiones para los próximos tres años que recoge el blog:

• Reforzar la formación: el 79 % de las grandes empresas y el 35 % de las pymes.
• Contratar más personal especializado: el 62 % de las grandes empresas y el 17 % de las pymes.
• Adaptar la distribución de tareas dentro de la empresa: el 57 % de las grandes empresas y el 21 % de las pymes.

Sobre el empleo, cerca del 89 % de las empresas que ya usan IA no percibe efectos significativos en su plantilla en los últimos tres años, según el mismo blog.

Seis licencias y dos personas que las usan

Imagina que Carmen dirige una gestoría de seis personas. En primavera contrató un asistente de IA para todo el equipo: redactar correos a clientes, resumir cambios de normativa, preparar la lista de documentos de cada trimestre. Pagó las seis licencias y mandó el enlace al grupo del trabajo.

Medio año después, lo usan dos personas: Álex, que ya trasteaba con estas herramientas en casa, y la propia Carmen. El resto lo abrió una vez, le pidió algo general, recibió una respuesta igual de general y volvió a su forma de siempre. Un martes, con el cierre del trimestre encima y las carpetas apiladas en la mesa de al lado, Carmen se pregunta si ha tirado el dinero.

¿Por qué la IA se queda en dos o tres manos?

La escena es inventada, pero encaja con lo que describe el Banco de España: en las pymes que ya usan IA, lo habitual es un uso esporádico o experimental. Se compra la herramienta, se prueba y se queda con quien ya tenía curiosidad.

En una empresa pequeña nadie tiene el encargo de enseñar. No hay departamento de formación ni un experto en la plantilla, y contratarlo tampoco entra en los planes de la mayoría: solo el 17 % de las pymes prevé contratar más personal especializado. Usar bien un asistente de IA, saber qué pedirle, con qué contexto y cómo revisar lo que devuelve, se aprende practicando con el trabajo real. Y eso necesita tiempo reservado y alguien que acompañe.

¿Qué pierde una pyme que no forma a su equipo?

El estudio da una pista. Entre las empresas con un uso moderado de la IA generativa, la que redacta textos o responde preguntas, cerca del 40 % observa mejoras de productividad; entre las que solo la usan de forma esporádica, el 14 %, según el blog del Banco de España. La diferencia está en la regularidad, no en tener la herramienta.

Para la gestoría de Carmen, seguir igual significa pagar seis licencias que trabajan como dos y que lo que sabe Álex no salga de su mesa, mientras el resto escribe a mano borradores que podría preparar con ayuda. Hay además un coste menos visible: que se instale la idea de que esto no sirve para un negocio como el suyo. El Banco de España cita precisamente la baja utilidad percibida, junto a la falta de recursos, entre los principales frenos de las empresas que aún no usan IA.

¿Cómo formar al equipo en IA sin parar el negocio?

No hace falta un curso largo ni esperar a contratar a nadie. Estos son los pasos que proponemos a una pyme que quiere empezar:

• Elige dos o tres tareas que se repiten cada semana y que todo el equipo conoce, como pedir a un cliente su documentación o resumir una carta de un organismo.
• Pide a quien ya usa la herramienta que enseñe a los demás cómo la usa en esas tareas, con casos reales y no con ejemplos de manual.
• Reserva un rato fijo cada semana para practicar en grupo y comentar qué ha funcionado y qué no.
• Acuerda unas reglas sencillas: qué datos de clientes no se pegan en la herramienta y quién revisa cada texto antes de enviarlo.
• Pasadas unas semanas, mira cuántas personas la usan y en qué tareas, y decide por dónde seguir.

El Banco de España apunta en la misma dirección: las empresas que esperan mayores ganancias de productividad son las que más reconocen la necesidad de formación y de reorganizar tareas.

Cómo te ayudamos desde digizone

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Magnet-IA nace para que los hoteles boutique e independientes cuenten con criterio experto en revenue (la gestión de precios y ocupación) y marketing sin montar un departamento propio. Lo que construimos fue un copiloto disponible a cualquier hora: la IA conoce cada establecimiento, lee sus informes y le propone acciones concretas en lenguaje llano, en el idioma en que le escriben.

Empieza por los correos del trimestre

La primera versión no tiene que ser un plan de formación para toda la empresa. En la gestoría de Carmen podría ser la tarea que más se repite cada trimestre: los correos que piden a cada cliente sus facturas y justificantes. Álex enseña cómo los prepara con el asistente, los demás lo prueban con sus propios clientes y, cuando funcione, se suma la siguiente tarea.

Si quieres ver cómo se haría en tu caso, en nuestro taller gratuito lo contamos paso a paso.